Implanter son premier processus collaboratif de veille

Pouvons-nous considérer qu’un processus collaboratif est mature après un an de vie? Quel est l’indicateur pour en mesurer son succès? Voici quelques questions que je me pose à l’aube du premier anniversaire de notre bulletin de veille chez AFI Expertise (10 parutions en 1 an).  

L’an dernier à pareille date, lors d’un moment de réflexion, je me questionnais sur les enjeux de mettre en place ce processus et ces outils. Est-ce que les conseillers de l’entreprise allaient adhérer aux outils, partager généreusement leur trouvaille, suggérer des lectures sur les tendances et bonnes pratiques? L’objectif étant que les conseillers deviennent des «veilleurs engagés».

Pour vous donner une idée, environ 12% des personnes contribuent quotidiennement à la veille et une personne est responsable de la parution mensuelle. J’en profite pour souligner l’enthousiasme et l’excellente collaboration de notre éditrice en chef, Marilou Laporte.

À titre informatif, voici la répartition :

  • Veilleurs engagés : Six (6) contributeurs réguliers proposent du contenu hebdomadairement à partir des outils de veille.
  • Veilleurs modérés : Deux (2) contributeurs occasionnels proposent des contenus hors processus (ces contributeurs préfèrent le bon vieux courriel, des irréductibles quoi :) )
  • Observateurs : Environ une cinquantaine de lecteurs.

Ces chiffres, provenant de mon observation personnelle, m’amènent à me poser la question suivante : Une entreprise doit-elle avoir un pourcentage spécifique de veilleurs engagés afin d’amener de l’eau au moulin? Je veux dire par là, réussir à s’alimenter auprès de sources externes pour enclencher ou raccourcir son cycle d’innovation?

Malgré ce questionnement, il faut admettre que le processus et les outils sélectionnés fonctionnent !

Quelques détails sur le processus et les outils

Les outils utilisés sont :

  1. Diigo – Social bookmarking : rapide à utiliser avec les extensions installées sur son fureteur Web, mais un peu nerds. C’est vrai que l’interface est ennuyante et l’ergonomie laisse à désirer. Mais avouons que ça fonctionne bien !
  2. Google Documents : co-création de contenus.
  3. MailChimp – Application en ligne de publipostages : simple, efficace et ayant une interface particulièrement agréable à utiliser pour un néophyte.

Pourquoi ces outils ? Comment ça marche ?

1) Diigo : Grâce à la création d’un groupe privé dans Diigo, nous conservons la trace des différents repérages réalisés par nos «veilleurs» (blogues, sites web, images, etc.).

Ces «veilleurs» peuvent facilement commenter un article, surligner les passages les plus intéressants pour leurs collègues et attribuer une appréciation de type « like » à la Facebook. Quant à eux, les membres du groupe de veille peuvent commenter et être avisés des trouvailles grâce à des alertes (notifications par courriel). Diigo alimente également en contenus notre équipe marketing, optimisant le temps consacré à l’animation des réseaux sociaux (ex. : Facebook, Twitter, LinkedIn, etc.).

Une fois par mois, un second repérage est réalisé pour identifier les 5 articles les plus pertinents pour diffusion dans le bulletin de veille. Le contenu étant destiné aux employés, nous retrouvons également dans ce bulletin des suggestions de lectures et des articles  rédigés par l’équipe-conseil.

2) Google Documents : La réputation de GoogleDocs n’est plus à faire. La co-création des contenus à partir de GoogleDocs laisse une grande flexibilité. Les personnes responsables de l’édition du bulletin de veille rédigent et modifient les textes au même endroit. Fini les échanges par courriel et la gestion des versions d’un document. Tout y est centralisé.

3) MailChimp : Une fois le contenu stabilisé, le montage et la diffusion du bulletin de veille se font à partir de cette application en ligne. Sans aucune connaissance technique, en suivant les 5 étapes proposées, une personne peut créer ses bulletins et gérer sa liste de lecteurs (abonnés). Dès l’envoi du bulletin, MailChimp offre un accès en temps réel à un rapport de statistiques fort détaillé concernant la consultation des hyperliens (qui a cliqué sur quoi, combien de fois, etc.).

3 outils X 12 mois = $$$

La réponse est non ! Ces outils ne demandent pas d’investissement en dollars lorsqu’utilisés à petite échelle. Seulement, un peu de curiosité et un minimum de temps pour comprendre comment ça fonctionne.

This entry was posted in Collaboration, Intranet 2.0, Veille. Bookmark the permalink.

One Response to Implanter son premier processus collaboratif de veille

  1. Pour ma part, j’utilise une combinaison différente d’outils :
    – Evernote et son excellent plug-in Chrome pour la collecte sur le Web (et aussi d’autres sources comme des documents, des captures écran…), le tagging et le partage de bloc-notes au sein de l’équipe
    – SkyDrive pour la co-création de documents et articles (et une meilleure prise en charge des formats Office)
    – HootSuite pour la diffusion multi-canal et multi-audiences

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *